Oddział firmy – jak założyć i jakie są wymogi prawne?

Oddział firmy to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej prowadzonej poza siedzibą przedsiębiorcy. Aby go założyć, trzeba podjąć uchwałę zarządu i zgłosić oddział do Krajowego Rejestru Sądowego. Więcej o wymogach prawnych przeczytasz w artykule.

Czym jest oddział firmy i kiedy warto go utworzyć?

Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oddział to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej. Jest on wykonywany poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. Definicja ta odnosi się zarówno do oddziałów polskich firm za granicą, jak i oddziałów zagranicznych w Polsce.

Oddział nie posiada odrębnej osobowości prawnej. Prowadzi działalność w imieniu i na rachunek spółki macierzystej, a powstałe zobowiązania obciążają właśnie spółkę macierzystą. Do najbardziej charakterystycznych cech oddziału należy to, że:

• nie ma osobowości prawnej,
• działa w imieniu i na rachunek spółki macierzystej,
• wykonuje te same rodzaje usług co siedziba spółki,
• nie może rozszerzać zakresu działalności ponad to, co spółka główna ma wpisane w rejestrze.

W praktyce nie każdy dodatkowy adres prowadzenia działalności jest oddziałem. Magazyny, parkingi czy hurtownie znajdujące się w innym miejscu nie są samodzielne, dlatego nie mogą stanowić oddziałów. Oddział powinien mieć własną siedzibę, pomieszczenia, personel i zaplecze techniczne. Często stosuje się również wyodrębnienie finansowe, czyli oddzielną ewidencję rachunkową, choć nie jest ono obowiązkowe.

Utworzenie oddziału ma sens przede wszystkim przy optymalizacji organizacyjnej, gdy firma chce wydzielić produkcję, sprzedaż lub serwis do osobnej lokalizacji. Sprawdza się też przy ekspansji geograficznej na inne miasta, województwa lub rynki unijne. Niekiedy oddział stanowi etap pośredni przed utworzeniem sieci spółek zależnych, ponieważ pozwala testować nowe rynki bez zakładania osobnej spółki.

Jak założyć oddział spółki krajowej?

Założenie oddziału przez spółkę zarejestrowaną w Polsce nie wymaga tworzenia nowego podmiotu, ale nie jest też czynnością jednorazową. Pierwszym krokiem jest analiza umowy spółki, ponieważ może ona zawierać szczególne wymagania dotyczące tworzenia oddziału. Jeżeli umowa nic nie wspomina, przechodzi się do kolejnych etapów.

Analiza umowy spółki i uchwała zarządu

Spółka powinna sprawdzić, czy umowa spółki nie wymaga podjęcia uchwały wspólników. Jeżeli takiego zapisu nie ma, do utworzenia oddziału wystarczy uchwała zarządu. Uchwała ta powinna określać nazwę i adres oddziału, zakres jego działalności oraz osobę kierującą oddziałem. Zarząd może powołać pełnomocnika lub dyrektora oddziału, a najlepszym rozwiązaniem bywa udzielenie prokury oddziałowej, która wymaga dodatkowego wpisu do rejestru.

Wniosek do KRS, opłaty i formularze

Oddział spółki krajowej wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu KRS-ZE. Do wniosku trzeba dołączyć:

• uchwałę zarządu lub zgromadzenia wspólników o utworzeniu oddziału,
• dane adresowe oddziału,
• informacje o osobie kierującej oddziałem,
• dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie.

Opłata sądowa za wpis oddziału spółki krajowej wynosi 250 zł, a opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to 100 zł. Wszystkie czynności związane z KRS wykonuje się przez Portal Rejestrów Sądowych pod adresem www.prs.ms.gov.pl.

Numery identyfikacyjne oddziału

Oddział nie ma osobowości prawnej, ale otrzymuje własny numer REGON. Jest to numer 14-cyfrowy, który składa się z 9 cyfr REGON spółki matki, 4-cyfrowej liczby porządkowej przypisanej oddziałowi oraz cyfry kontrolnej. Oddział może też otrzymać własny NIP, ale wyłącznie wtedy, gdy posiada status odrębnego pracodawcy. Jeżeli oddział nie zatrudnia pracowników, na fakturach VAT widnieją dane spółki głównej.

Oddział musi mieć własną nazwę. Zgodnie z art. 436 Kodeksu cywilnego nazwa oddziału osoby prawnej zawiera pełną nazwę tej osoby, określenie „oddział” oraz wskazanie miejscowości, w której oddział ma siedzibę. Przykładowo będzie to „Przykładowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Oddział w Katowicach”.

Jak zarejestrować oddział przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce?

Przedsiębiorca zagraniczny, który chce prowadzić działalność w Polsce, może to zrobić po utworzeniu oddziału i wpisaniu go do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Może to być obywatel RP prowadzący działalność za granicą, cudzoziemiec lub spółka prowadząca działalność poza Polską. Oddział nie może rozpocząć działalności przed uzyskaniem wpisu do KRS.

Wymogi dla przedsiębiorców z UE i spoza UE

Przedsiębiorcy z państw Unii Europejskiej mogą tworzyć oddziały w Polsce praktycznie bez ograniczeń. Podmioty z państw spoza UE działają na zasadzie wzajemności, czyli ich prawo do założenia oddziału zależy od umów międzynarodowych. Przykładowo oddział spółki amerykańskiej może powstać na podstawie Traktatu o stosunkach handlowych i gospodarczych pomiędzy Polską a USA z 21 marca 1990 roku. W każdym przypadku konieczne jest podjęcie odpowiedniej decyzji przez organ spółki zagranicznej, na przykład uchwały zarządu lub rady dyrektorów.

Dokumenty i terminy w sądzie rejestrowym

Wniosek o wpis oddziału składa się wyłącznie elektronicznie przez Portal PRS. Formularz wypełnia się w języku polskim, a dokumenty podpisuje się podpisem kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym. Do wniosku należy dołączyć:

• adres w Polsce osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,
• akt założycielski, umowę lub statut wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,
• odpis z rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,
• zaświadczenie o wzajemności, jeżeli przedsiębiorca pochodzi spoza UE lub EFTA.

Opłata sądowa za wpis oddziału zagranicznego wynosi 500 zł. Wnosi się ją przez system e-Płatności, przelewem, kartą kredytową, kartą płatniczą lub BLIK. Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek w terminie 7 dni od wpływu. Jeżeli konieczne jest usunięcie braków, termin liczy się od ich uzupełnienia, a przy rozprawie nie może być dłuższy niż miesiąc. Na decyzję odmowną przysługuje apelacja do sądu okręgowego w terminie dwóch tygodni od doręczenia.

Zgłoszenia po wpisie do KRS

Po zarejestrowaniu oddziału trzeba dopełnić kolejnych formalności. Przedsiębiorca zagraniczny zgłasza się do urzędu skarbowego, aby otrzymać NIP. Jeżeli oddział zatrudnia pracowników, składa wniosek o osobny NIP jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy. Rejestracja VAT dotyczy przedsiębiorcy zagranicznego, a nie samego oddziału. Dane uzupełniające zgłasza się na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od wpisu do KRS.

Oddział nie posiada osobowości prawnej i stanowi część przedsiębiorcy zagranicznego. Za jego zobowiązania odpowiada przedsiębiorca zagraniczny, a zdolność sądowa oddziału występuje tylko w sprawach pracowniczych.

Personalna reprezentacja oddziału zagranicznego to obowiązek ustanowienia osoby upoważnionej. Reprezentant nie musi być obywatelem Polski ani pracownikiem oddziału. Może być ustanowiony w formie pisemnej i w każdej chwili odwołany. Działalność oddziału musi być tożsama z działalnością prowadzoną przez spółkę zagraniczną w kraju jej rejestracji, a firma oddziału powinna zawierać oryginalną nazwę przedsiębiorcy, przetłumaczoną formę prawną oraz dopisek „oddział w Polsce”.

Oddział polskiej firmy za granicą – wymogi i podatki

Polska spółka może otworzyć oddział w innym państwie Unii Europejskiej lub poza wspólnotą. Formalności zależą od przepisów kraju, w którym oddział ma działać, i zazwyczaj są mniejsze niż przy zakładaniu spółki za granicą. Dokumenty, takie jak statut lub umowa spółki, składa się do właściwego rejestru gospodarczego wraz z tłumaczeniem na język urzędowy danego państwa. Firma powinna ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania jej w oddziale.

Oddział w Niemczech – formy i rejestracja

W Niemczech polska firma może działać w trzech formach. Spółka zależna (Tochterunternehmen) jest samodzielnym prawnie podmiotem, najczęściej w formie GmbH, KG lub AG, i podlega wpisowi do rejestru handlowego z udziałem notariusza. Samodzielna filia (Zweigniederlassung) pozostaje częścią firmy matki, ale ma własne kierownictwo, księgowość i bilans. Niesamodzielny oddział (Betriebsstätte) jest całkowicie zależny od głównej siedziby, nie wymaga wpisu do rejestru handlowego, a faktury wystawia się na dane głównego oddziału.

Opodatkowanie oddziału za granicą

Jeżeli przedsiębiorstwo zagraniczne prowadzi w Niemczech oddział lub stałą placówkę, jego zyski podlegają opodatkowaniu w Niemczech. Gdy oddział nie ma odrębnej osobowości prawnej, zyski przypisane wspólnikom rozlicza się w podatku dochodowym. Oddział posiadający osobowość prawną podlega podatkowi od osób prawnych. Dodatkowo może wystąpić dodatek solidarnościowy oraz podatek od działalności gospodarczej. Decydując się na oddział za granicą, trzeba sprawdzić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartą między Polską a danym państwem.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania posługują się pojęciem zakładu. Zakład to stała placówka, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza. Obejmuje między innymi siedzibę zarządu, filię, biuro, fabrykę, warsztat, kopalnię, źródło ropy naftowej lub gazu, kamieniołom oraz każde inne miejsce wydobywania zasobów naturalnych. Z pojęcia zakładu wyłączone są placówki służące wyłącznie składowaniu, wystawianiu towarów lub prowadzeniu działalności przygotowawczej albo pomocniczej.

Oddział, filia i przedstawicielstwo oraz obowiązki księgowe

Pojęcia oddziału, filii i przedstawicielstwa bywają używane zamiennie, ale nie znaczą tego samego. Oddział prowadzi działalność gospodarczą w innym miejscu, a jego zakres musi pokrywać się z działalnością spółki matki. Przedstawicielstwo nie zajmuje się produkcją ani sprzedażą, lecz tylko reklamą i promocją przedsiębiorstwa macierzystego. Filia nie ma ścisłej definicji w polskich aktach prawnych i w orzecznictwie często bywa traktowana jako zamiennik oddziału.

Oddział a filia i przedstawicielstwo

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego podlega nadzorowi ministra właściwego do spraw gospodarki. Minister może wydać decyzję o zakazie prowadzenia działalności, gdy przedsiębiorca rażąco narusza polskie prawo, rozpoczęła się jego likwidacja, działalność zagraża bezpieczeństwu państwa lub został wykreślony z rejestru. Przedstawicielstwo wpisuje się do rejestru przedstawicielstw prowadzonego przez tego ministra, a wniosek zawiera dane przedsiębiorcy zagranicznego, przedmiot działalności i osobę upoważnioną.

Księgowość i porównanie ze spółką córką

Oddział zagranicznej firmy w Polsce ma obowiązek prowadzić oddzielną rachunkowość w języku polskim, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Alternatywą są międzynarodowe standardy rachunkowości. Oddział aktywny, czyli faktycznie prowadzący działalność, płaci podatek dochodowy od osób prawnych od dochodów osiąganych na terytorium Polski. Jest też płatnikiem VAT oraz, jeżeli zatrudnia pracowników, płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy.

Porównanie oddziału spółki zagranicznej ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością pokazuje najważniejsze różnice formalne i majątkowe:

Prowadzenie oddziału za granicą wymaga również znajomości lokalnych przepisów podatkowych i rachunkowych. Dla oddziału zagranicznego w Polsce księgi prowadzi się po polsku, a dla polskiego oddziału w Niemczech stosuje się niemieckie regulacje handlowe i podatkowe. Dzięki umowom o unikaniu podwójnego opodatkowania można ustalić, w którym państwie należy rozliczyć dany dochód, i uniknąć podwójnego obciążenia podatkowego.